Wie teile ich am besten Dokumente mit meinen Klienten?
Es ist umständlich Dokumente per E-Mail auszutauschen und bei Änderungen alle Parteien auf demselben Stand zu halten. Wir empfehlen den Einsatz einer flexiblen File Management Software wie Nextcloud, die es erlaubt Dokumente und ganze Ordner sicher zu teilen und aktuell zu halten.
Wie lassen sich Passwörter einfach und sicher verwalten?
Aus Erfahrung wissen wir nur allzu gut, dass all die unterschiedlichen Passwörter im alltäglichen Gebrauch sehr lästig sein können. Viele unterschiedliche und komplexe Kombinationen kann sich sowieso kein Mensch merken, also wählt man entweder einfache und meist identische Passwörter oder schreibt sie ganz einfach auf ein Post-It oder in eine Excel Tabelle. Heute gibt es zum Glück praktische und vor allem sichere Lösungen die Abhilfe schaffen. Wir empfehlen den Einsatz von Passwortverwaltungssoftware, die von überall mit dem Browser oder einer Mobile App erreicht werden können und die komplette Kommunikation verschlüsselt stattfindet d.h. Ihre Passwörter werden nie in Textform übermittelt oder abgespeichert.
Sollte ich im Kontakt mit meinen Klienten eine E-Mail-Verschlüsselung nutzen?
E-Mail-Verkehr ist zwar sehr praktisch aber erfolgt grundsätzlich unverschlüsselt und beruht auf einer sehr alten Technologie. Heutige Softwarelösungen erlauben eine Verschlüsselung des E-Mail Inhalts sowie eine Verifizierung des Absenders, die wir Treuhändern unbedingt empfehlen – besonders für vertrauliche Korrespondenz. Eine E-Mail-Verschlüsselungslösung und Erweiterungen sind im Alltag einfach und ohne grosse Investitionen anzuwenden.
Nextcloud ist eine File-Management-Lösung, die es Ihnen erlaubt Dokumente und Dateien mit Ihren Kunden sicher, flexibel und bei Bedarf auch passwortgeschützt zu teilen. Alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf den aktuellsten Stand der Dokumente und somit erübrigt sich umständliches hin und her Mailen. Eine Outlook Integration existiert auch, um Dokumente in der Cloud noch einfacher zu teilen.
